En este capítulo se explica tanto el alta como la modificación o duplicado de una factura de venta, ya que todas estas operaciones se realizan en la misma ventana, pero pulsando el botón 
, 
o 
respectivamente.
Existen diversas formas de introducir una nueva factura. Los siguientes métodos de introducción generan, de forma automática, los movimientos correspondientes en almacén de las unidades indicadas, recalculándose el stock disponible y consumos de los artículos: ▪Factura Directa mediante el botón ▪Factura generada de una copia de otra factura mediante el botón ▪Confirmando uno o varios presupuestos, mediante el botón ▪Sirviendo uno o varios pedidos, mediante el botón
En los casos anteriores, se podrá combinar en una misma factura la introducción directa con la confirmación de presupuestos o el servir pedidos, pero no dejará facturar albaranes o depósitos.
Sin embargo existen otro tipo de facturas que no generan movimientos en almacén, ya que se crean a partir de otro documento previo que ya generó dichos movimientos. Estos tipos de facturación son: ▪Facturando uno o varios albaranes, mediante el botón ▪Facturando uno o varios depósitos, mediante el botón
En los casos anteriores, se bloqueará la introducción al tipo de documento seleccionado. Así se está facturando albaranes no se podrán facturar depósitos y a la inversa. |
de la barra del Menú de Edición.
de la barra del Menú de Edición.
de la barra del Menú de Edición.
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•En una factura de albaranes/depósitos, sólo se podrá modificar la fecha y la hora, pudiendo en todo caso añadir más albaranes/depósitos, nunca podrá borrar o modificar las líneas del detalle arrastradas. •En una factura directa, duplicada, procedente de pedidos o presupuestos, se podrá modificar cualquier dato (salvo el número) o incluso facturar otro presupuesto o pedido, pero nunca se podrán facturar albaranes o depósitos. La modificación de un documento funciona de manera similar a su creación. Si por ejemplo lo que se modifica es el cliente, los campos cogerán los valores por defecto de dicho cliente, aplicando su forma de pago y actualizando sus condiciones de venta (descuentos, recargos, precios, etc…), si se modifica la divisa, se actualizarán los precios de los distintos artículos siempre en base a los precios definidos en la pestaña "Ventas" del fichero de artículos y en su defecto, al cambio establecido en la tabla de divisas, etc… La modificación afectará a los movimientos generados inicialmente con la factura, recalculando el stock disponible y consumos de los artículos. •Los documentos arrastrados de años anteriores son modificables pero no generan movimientos y en consecuencia no afectan al stock; tampoco consideran los números de serie. En todo caso si se desea contemplar estos controles deberá realizar una regularización desde Almacén. •No se admitirá la modificación de facturas (ya sean directas o procedentes de otros documentos) si el programa detecta su contabilización, o bien, comprueba que de la factura en curso existe algún efecto liquidado o incluido en una remesa. |
•Sólo se podrán duplicar facturas directas o procedentes de presupuestos y pedidos. •Se generan, de forma automática, los movimientos correspondientes en almacén de las unidades indicadas, recalculándose el stock disponible y consumos de los artículos. •Una factura duplicada arrastra los datos de la cabecera (asignando un nuevo número, fecha y hora al documento), heredará todas las líneas del detalle pero con las comisiones y precios de venta actualizados, considerando las posibles variaciones efectuadas en las condiciones del cliente (precios especiales, descuentos, etc...). •No arrastra las marcas de estado "Contabilizada" y "Exportada", aunque si heredará la marca "Liquidada" si la tuviera, pudiendo desmarcarla en la factura duplicada, si realmente la deseamos en situación de pendiente. •Aunque el duplicado de documentos actualiza los precios, deberán considerar que el duplicado de líneas dentro del documento arrastra los mismos precios y condiciones (descuentos, comisiones, etc...) de la línea duplicada. |
Dar de alta, modificar o duplicar una factura incrementará o modificará el riesgo del cliente por el importe de la factura.
En cualquiera de los casos, inicialmente se tendrá acceso a la introducción de la cabecera de la factura. Si tiene alguna duda sobre los campos que integran la factura repase el capítulo Detalle.
En la introducción, modificación o duplicado de líneas de detalle se solicitarán los siguientes datos:
Almacén: Código del almacén de ubicación del artículo.
Importe: Informa del importe total de la línea en curso.
Artículo: Código del artículo a incluir en la factura, apareciendo la descripción del mismo automáticamente. Si se pulsa [Intro] sobre el campo y no se introduce ningún código se podrá incorporar un artículo sin codificar o texto libre con una descripción de hasta un máximo de 50 caracteres alfanuméricos. Pensado para la utilización de artículos de los cuales no interesa el control de su stock, o para añadir comentarios en el documento.
Detallar en Kit: Este flag sólo aparecerá en artículos componentes de un kit. Permite hacer opcional la ocultación del componente kit no detallable.
Descripción: Descripción del artículo que se visualizará automáticamente al introducir el código. Esta descripción estará inactiva para el usuario a no ser que en la pestaña [Stocks] del fichero de Artículos se haya marcado el campo "Modificables" lo que nos permitirá modificar o añadir partes a la descripción).
Cuando el artículo tiene asociado atributos, aparecerá la ventana de captura matricial, con cinco carpetas (tres, si el documento no tiene asignado agente) correspondientes a las unidades, precio, descuento lineal y comisiones asociados al artículo con cada atributo. Aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignados en su ficha, aunque podemos modificarlos manualmente en ese momento. De esta manera podemos hacer una factura de un mismo producto con distintos atributos, y que cada artículo tenga una cantidad, precio, descuento lineal y comisión distinta según sus atributos.
Si el artículo controla lotes, unidades/caja, dimensiones o tara, éstos son los siguientes campos que se solicitarán secuencialmente.
Unidades: Número de unidades que se venden de ese artículo. Es posible consignar abonos (devoluciones de material) si se especifican cantidades negativas.
Si el artículo gestiona números de serie, se visualizará el símbolo 
que identifica éste control, solicitándose a continuación los números de serie correspondientes a las unidades señaladas.
Cajas: Informa del número de cajas de ese artículo, únicamente se activará si previamente hemos seleccionado el control de cajas en la ficha de Artículos. Al tratarse de un campo que ofrece el programa aparecerá inhabilitado para el usuario.
Stock disponible: Informa del número de unidades disponibles en el almacén del artículo en curso.
Precio: Aparecerá por defecto el precio de venta del artículo. Dicho importe se ha de entrar sin IVA, y en la divisa que se haya asignado al documento. En el caso de un documento en divisas sólo aparecerá por defecto el precio en divisas, si se ha definido en la pestaña "Ventas" del fichero de Artículos. Si existe una condición especial para ese cliente con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el precio del artículo sino el de la condición.
Márgenes: Porcentaje que se le aplica al coste, coste medio o coste referencia para calcular el precio de venta. En cambio, en la casilla superior el programa informará del margen existente entre esos mismos conceptos pero además se considera los posibles descuentos lineales. Conviene señalar que la precisión con la que el programa calcula los precios de venta (a partir del de coste/coste medio/coste referencia) irá en función del número de decimales establecido por defecto dentro de la pestaña "Comercial" de Configurar Ejercicio de Utilidades.
El hecho de que se permita o no modificarlo en ese mismo momento, lo determinará lo especificado dentro de Configurar Documentos.
Descuento: Descuento lineal del artículo. Aparecerá por defecto el descuento estipulado en la ficha del artículo. Al igual que en el precio de venta si existe una condición especial para ese cliente con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el descuento del artículo sino el de la condición.
El número de descuentos por línea (1, 2 o 3) se determina dentro de Configurar/Ejercicio.
El hecho de que se permita o no modificar el descuento, lo determinará lo especificado dentro de la pestaña "Factura Venta" de Configurar Documentos de Utilidades.
Comisión: En este campo aparecerá por defecto el porcentaje de comisión o comisión lineal que le corresponde al agente (si lo hemos introducido en la cabecera del documento) por la venta del producto que estamos introduciendo. Sólo se solicitará su introducción si se trata de un artículo con comisión variable (éste parámetro se define individualmente para cada artículo) o si se trata de un artículo con código abierto.
Al igual que en Precios y en Descuentos, si existiera alguna condición especial para ese cliente con el artículo que estamos incorporando aparecería el porcentaje de comisión de esa condición especial.
IVA %: Porcentaje de IVA del artículo. Aparecerá por defecto el porcentaje correspondiente al tipo de IVA que se haya definido en la ficha del artículo, salvo señalización en la cabecera del albarán de un IVA común para el documento. Si se trata de un artículo sin codificar el programa ofrecerá por defecto el porcentaje de IVA establecido para los portes.
Si el cliente tiene régimen de IVA exento, aunque se muestra el IVA, el programa lo ignora.
Coste Medio/Coste/Coste Referencia: Precio de coste medio, de coste o coste referencia del artículo. Campos meramente informativos. En caso de artículos sin codificar aconsejamos su introducción, ya que el programa tomará el coste medio para el cálculo de beneficios.
Cuenta: Cuenta de contrapartida que se utilizará por defecto para generar los asientos cuando se traspasen las ventas que se realicen de éste artículo. Sólo se habilitará en el caso de artículos sin codificar, ya que para los codificados el programa tomará la cuenta señalada dentro de la ficha.
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Botón activo una vez introducido el código del artículo, el cual permitirá consultar el stock de éste en los distintos almacenes, cambiar el almacén y las características del mismo (ubicación, stock mínimo y máximo, etc…) y obtener por pantalla un extracto de las unidades pendientes de servir y recibir de dicho artículo para cada almacén. |
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Permite visualizar un extracto de movimientos siendo útil para comprobar las condiciones de compras que le han ido ofreciendo Si al pulsar este botón, el campo "cantidad" tiene valor, ofrecerá el extracto de movimientos del proveedor y artículo señalado, mostrando tanto el precio neto (movimiento) como el precio bruto (documento). En ésta ventana, tendrá las siguientes posibilidades: •Cambiar el código de proveedor, especificar un artículo a consultar o dejar ambas casillas en blanco (en cuyo caso sería una consulta general). Para ejecutar una nueva consulta deberá pulsar el botón •Marcar la casilla "Ejercicio anterior" y el programa le ofrecerá además de los movimientos de año en curso, los correspondientes al año anterior (siempre que exista). •Pulsar el botón |
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Graba la línea en curso o graba la línea y solicita una nueva introducción |
para actualizar el extracto de movimientos en base al nuevo valor.
y cambiar el orden de la lista de movimientos. Dicha ordenación podrá ser en base a la fecha, almacén, artículo, proveedor y tipo de movimiento.
En el Pie del documento, además de los botones propios, en la barra del Menú de Edición, se distinguirán los siguientes botones característicos para el documento:
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Con este botón podrá confirmar presupuestos sobre la factura en curso. Para más información remítase al capítulo "Confirmar presupuestos". Aparecerá inhabilitado si se trata de una factura procedente de albaranes o depósitos. |
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Con este botón podrá servir pedidos sobre la factura actual. Para más información remítase al capítulo "Servir Pedidos". Aparecerá inhabilitado si se trata de una factura procedente de albaranes o depósitos. |
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Con este botón podrá facturar albaranes sobre la factura en curso. Para más información remítase al capítulo "Facturar Albarán". Aparecerá inhabilitado si se trata de una factura directa, duplicada o procedente de presupuestos y pedidos. |
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Con este botón podrá facturar depósitos sobre la factura en curso. Para más información remítase al capítulo "Facturar Depósitos". Aparecerá inhabilitado si se trata de una factura directa, duplicada o procedente de presupuestos y pedidos. |
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Permite la consulta o modificación de los totales calculados por el programa. Si el usuario corrige dichas líneas, en una próxima modificación del documento, se recalcularán de nuevo los totales, perdiendo dichas rectificaciones. Le recordamos que el hecho de que se permita o no modificar los descuentos, recargos o portes en ese mismo momento, lo determinará lo especificado dentro de la pestaña "Factura de Venta" de Configurar Documentos de Utilidades. |
Para finalizar, el botón 
graba el documento en el fichero, tras lo cual se visualizará el cuadro de dialogo de "Impresión de Formulario", pudiendo de forma opcional lanzar la impresión del documento