Crear, modificar o duplicar facturas

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Crear, modificar o duplicar facturas

 

En este capítulo se explica tanto el alta como la modificación o duplicado de una factura de compra, ya que todas estas operaciones se realizan en la misma ventana, pero pulsando el botón image\alta.gifimage\modificar.gif o image\duplicar.gif respectivamente.

 

Altas:

Existen diversos métodos de dar de alta una factura:

Directamente (sin albarán previo), mediante el botón ME-añadir. En éste caso los datos del documento se entran manualmente, generándose los movimientos de entrada en el almacén.

Recibiendo uno o varios pedidos, mediante el botón image\RECIBIRPEDIDO.gif de la barra del Menú de Edición. En éste caso, también se generarán automáticamente los movimientos de entrada en el almacén.

Recibiendo uno o varios presupuesto mediante el botón image\RECIBIRPEDIDO.gif de la barra del Menú de Edición. En éste caso, también se generarán automáticamente los movimientos de entrada en el almacén.

Facturando uno o varios albaranes, mediante el botón image\FACTURARALBARAN.gif de la barra del Menú de Edición. En éste caso, la generación de movimientos se crearon  en la creación del albarán.

 

Modificaciones:

En una factura de albaranes, sólo se podrá modificar las fechas de entrada y emisión, el número de factura y la hora, pudiendo en todo caso añadir más albaranes, nunca podrá borrar o modificar las líneas del detalle arrastradas.

En una factura directa o de pedidos, se podrá modificar cualquier dato o incluso señalar la recepción de otro pedido, pero nunca se podrán recepcionar albaranes. La modificación de un documento funciona de manera similar a su creación. Si por ejemplo lo que se modifica es el proveedor, los campos cogerán los valores por defecto de dicho proveedor, aplicando su forma de pago y actualizando sus condiciones de compra (descuentos, recargos, precios, etc…), si se modifica la divisa, se actualizarán los precios de los distintos artículos siempre en base a los precios definidos en la pestaña "Compras" del fichero de artículos y en su defecto, al cambio establecido en la tabla de divisas, etc…La modificación afectará a los movimientos generados inicialmente con la factura.

Los documentos arrastrados de años anteriores son modificables pero no generan movimientos y en consecuencia no afectan al stock; tampoco consideran los números de serie. En todo caso si se desea contemplar estos controles deberá realizar una regularización desde Almacén.

No se admitirá la modificación de facturas (ya sean manuales o procedentes de otros documentos) si el programa detecta su contabilización, o bien, comprueba que de la factura en curso existe algún efecto liquidado o incluido en una orden de pago, cheque o pagaré.

 

Duplicados:

Solo se podrán duplicar facturas directas o procedentes de pedidos.

Una factura duplicada arrastra los datos de la cabecera (asignando un nuevo número, fecha y hora al documento), heredará todas las líneas del detalle pero con los precios de compra actualizados, considerando las posibles variaciones efectuadas en las condiciones del proveedor (precios especiales, descuentos, etc...).

No arrastra las marcas de estado "Contabilizada" y "Exportada", aunque si heredará la marca "Liquidada" si la tuviera, pudiendo desmarcarla si deseamos que esté en situación de pendiente.

Aunque el duplicado de documentos actualiza los precios, deberán considerar que el duplicado de líneas dentro del documento arrastra los mismos precios y condiciones (descuentos, comisiones, etc...) de la línea duplicada.

 

Dar de alta, modificar o duplicar una factura directa (sin albarán previo) genera o modifica, de forma automática, los movimientos correspondientes en almacén de las unidades indicadas, recalculándose el stock disponible, costes y consumos de los artículos. También incrementará o modificará el riesgo alcanzado del proveedor por el importe de esa factura.

 

En cualquiera de los casos, inicialmente se tendrá acceso a la introducción de la cabecera de la factura. Si tiene alguna duda sobre los campos que integran la factura repase el capítulo Detalle

 

En la introducción, modificación o duplicado de líneas de detalle se solicitarán los siguientes datos:

 

Almacén: Código del almacén de ubicación del artículo.

 

Artículo: Código del artículo a incluir en la factura, apareciendo la descripción del mismo a su derecha. Esta descripción estará inactiva para el usuario a no ser que en la pestaña [Stocks] del fichero de Artículos se haya marcado el campo "Modificables" lo que nos permitirá modificar o añadir partes a la descripción).

 

Si se pulsa [Intro] sobre el campo y no se introduce ningún código se podrá incorporar un artículo sin codificar o texto libre con una descripción de hasta un máximo de 50 caracteres alfanuméricos. Pensado para la utilización de artículos de los cuales no interesa el control de su stock, o para añadir comentarios en el documento.

 

Cuando el artículo tiene asociado atributos, aparecerá la ventana de captura matricial, con tres carpetas correspondientes a las unidades, precio y descuento lineal asociados al artículo con cada atributo. Aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignados en su ficha, aunque podemos modificarlos manualmente en ese momento. De esta manera podemos hacer una factura de un mismo producto con distintos atributos, y que cada artículo tenga una cantidad, precio y descuento lineal distinto según sus atributos.

 

Si el artículo controla lotes, unidades/caja, dimensiones o tara, éstos son los siguientes campos que se solicitarán secuencialmente.

 

Unidades: Número de unidades que se han adquirido de ese artículo. Es posible consignar abonos (devoluciones de material) si se especifican cantidades negativas.

 

Cajas: Informa del número de cajas de ese artículo, únicamente se activará si previamente hemos seleccionado el control de cajas en la ficha de Artículos. Al tratarse de un campo que ofrece el programa aparecerá inhabilitado para el usuario.

 

Precio Compra: Aparecerá por defecto el precio de compra del artículo. Dicho importe se ha de entrar sin IVA, y en la divisa que se haya asignado al documento. En el caso de un documento en divisas sólo aparecerá por defecto el precio en divisas, si se ha definido en la pestaña "Compras" del fichero de Artículos. Si existe una condición especial para ese proveedor con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el precio del artículo sino el de la condición.

 

El hecho de que se permita o no modificarlo en ese mismo momento, lo determinará lo especificado dentro de Configurar Documentos.

 

Este campo sólo se habilitará si así se ha determinado dentro de Configurar Documentos.

 

Descuento: Descuento lineal del artículo. Aparecerá por defecto el descuento estipulado en la ficha del artículo. Al igual que en el precio de compra si existe una condición especial para ese proveedor con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el descuento del artículo sino el de la condición.

 

El número de descuentos por línea (1, 2 o 3) se determina dentro de Configurar/Ejercicio.

 

El hecho de que se permita o no modificar el descuento, lo determinará lo especificado dentro de la pestaña "Factura Compra" de Configurar Documentos de Utilidades.

 

Actualizar: Esta casilla permite autoactualizar el precio de coste, compra o dto. Sus valores posibles son "automático", "actualizar", "no actualizar".

Automático: Senior actualiza el precio automáticamente siempre que tras la fecha y hora del documento no existan documentos de compras posteriores.

Actualizar: Actualiza el precio con independencia de que hayan o no movimientos posteriores.

No Actualizar: No actualiza el precio

 

Cuenta: Cuenta de contrapartida que se utilizará por defecto para generar los asientos cuando se traspasen las compras que se realicen de éste artículo. Sólo se habilitará en el caso de artículos sin codificar, ya que para los codificados el programa tomará la cuenta señalada dentro de la ficha.

 

% IVA: Porcentaje de IVA del artículo. Aparecerá por defecto el porcentaje correspondiente al tipo de IVA que se haya definido en la ficha del artículo, salvo señalización en la cabecera del albarán de un IVA común para el documento. Si se trata de un artículo sin codificar el programa ofrecerá por defecto el porcentaje de IVA establecido para los portes.

 

Si el proveedor tiene régimen de IVA exento, aunque se muestra el IVA, el programa lo ignora.

 

Importe: Informa del importe total de la línea en curso. Este campo será introducido automáticamente por el programa, por lo que no se encontrará activo.

 

image\STOCKS.gif

Botón activo una vez introducido el código del artículo, el cual permitirá consultar el stock de éste en los distintos almacenes, cambiar el almacén y las características del mismo (ubicación, stock mínimo y máximo, etc…) y obtener por pantalla un extracto de las unidades pendientes de servir y recibir de dicho artículo para cada almacén.

image\MOVIMIENTOS.gif

Permite visualizar un extracto de movimientos siendo útil para comprobar las condiciones de compras que le han ido ofreciendo Si al pulsar este botón, el campo "cantidad" tiene valor, ofrecerá el extracto de movimientos del proveedor y artículo señalado, mostrando tanto el precio neto (movimiento) como el precio bruto (documento). En ésta ventana, tendrá las siguientes posibilidades:

Cambiar el código de proveedor, especificar un artículo a consultar o dejar ambas casillas en blanco (en cuyo caso sería una consulta general). Para ejecutar una nueva consulta deberá pulsar el botón image\RECALCULARSTOCK.gifpara actualizar el extracto de movimientos en base al nuevo valor.

Marcar la casilla "Ejercicio anterior" y el programa le ofrecerá además de los movimientos de año en curso, los correspondientes al año anterior (siempre que exista).

Pulsar el botón image\ORDEN-2.gif y cambiar el orden de la lista de movimientos. Dicha ordenación podrá ser en base a la fecha, almacén, artículo, proveedor y tipo de movimiento.

image\GRABAR.gifo Boton_GrabaryNuevo

Graba la línea en curso o graba la línea y solicita una nueva introducción

 

En el Pie del documento, además de los botones propios, en la barra del Menú de Edición, se distinguirán los siguientes botones característicos para el documento:

 

image\VERTOTALES.gif

Permite la consulta o modificación de los totales calculados por el programa. Si el usuario corrige dichas líneas, en una próxima modificación del documento, se recalcularán de nuevo los totales, perdiendo dichas rectificaciones.

Le recordamos que el hecho de que se permita o no modificar los descuentos, recargos o portes en ese mismo momento, lo determinará lo especificado dentro de la pestaña "Factura Compra" de Configurar Documentos de Utilidades.

image\RECIBIRPEDIDO.gif

Este botón permite recibir pedidos en la factura en curso. Para más información remítase al capítulo "Recibir Pedidos"

image\FACTURARALBARAN.gif

Este botón permite facturar albaranes en la factura en curso. Para más información remítase al capítulo "Facturar Albaranes".

 

Para finalizar, el botón image\ACEPTAR.gif graba el documento en el fichero, tras lo cual se visualizará el cuadro de dialogo de "Impresión de Formulario ", pudiendo de forma opcional lanzar la impresión del documento.