La pantalla en la que se realiza el mantenimiento de la factura se divide en tres partes: cabecera, detalle y pie.
▪Cabecera: Situada en la zona superior recogerá los datos comunes de la factura de compra, cuyos campos detallaremos a continuación.
▪Detalle: Es la parte del documento donde se relacionan los artículos y conceptos que se van a cargar en la factura. Las líneas se visualizan en una lista que se puede desplazar verticalmente. Cada línea del detalle representa un artículo y para cada una de ellas se visualizan los siguientes campos: artículo, descripción, almacén, unidades, precio, descuento, importe, % IVA, atributos, lote y nº albarán, si es el caso. Para introducir una nueva línea no tiene más que pulsar la tecla 
de la Barra del Menú de Edición que aparece en el Pie del documento.
▪Pie: Es la zona que se visualiza en la parte inferior del documento.
- A la izquierda y mediante la barra del Menú de Edición podrá añadir, modificar, eliminar, duplicar, etc…las líneas del detalle de la factura, así como "recibir los pedidos" o "facturar albaranes", generando automáticamente la factura.
- A la derecha el programa ofrecerá el Total Bruto, Base Imponible, Cuota de IVA e Importe Total del documento visualizado. Se visualizará en reverse amarillo en caso de totales en divisa.
En la "cabecera" de la factura, el programa pone a nuestra disposición los siguientes campos:
Factura: Número de registro de la factura asignado por el programa. Los tres primeros dígitos hacen referencia a la Serie y Año y después de la barra se mostrará el número de la factura (por ejemplo, 0A05000013 sería la factura de Serie 0A del año 2005 y Nº 13).
Al no existir contador de facturas de compras, en el proceso de altas, el programa proporciona automáticamente un número por defecto, que será correlativo, tomando el siguiente al último número introducido. Lógicamente si es la primera factura a introducir en el fichero, el programa ofrecerá el número 1.
Si desea variar éste número ofrecido por defecto, después del número de factura del proveedor (su factura), deberá desactivar el contador automático para, a continuación, poder señalar el número deseado.
Auto: Por defecto se ofrecerá la señalización de éste campo que ordenará al programa que la numeración de facturas se efectúe de forma automática. Se deberá desmarcar esta opción concretamente en los siguientes casos:
•Cuando se desee ocupar un "hueco" en la introducción de facturas.
•Cuando, en período de prolongación, se desee introducir facturas con fecha del ejercicio anterior. En estos casos, tras indicar el código de proveedor, el usuario deberá desactivar el "Auto" e indicará el número y la fecha del pedido que desea generar.
Cuando se finaliza un ejercicio, el programa asume de forma automática un "período de prolongación" fijo de 120 días, durante los cuales se podrá trabajar de forma conjunta con el año en curso y el año anterior, hasta que el usuario decida generar el nuevo ejercicio de forma definitiva). Así podremos, por ejemplo, introducir facturas de ambas fechas, actualizar los cobros, pagos, remesas, recuento de inventario, etc... |
Proveedor: Código del Proveedor objeto de la factura, pudiendo generar facturas de compras al código comodín 999999 "Compras al contado".
Mediante el botón [Ver] podrá visualizar los datos de la dirección principal y mensaje de aviso del código señalado o introducir la razón social y NIF del proveedor 999999 "Compras al contado".
Fecha: Fecha de entrada o registro de la factura del proveedor y en base a la cual se realizará los cálculos de declaraciones y listados de IVA soportado. Además será la que tomará como fecha del movimiento, si es el caso. Por defecto tomará le fecha de trabajo. Podrá aceptarla o modificarla a su gusto.
Les recordamos que el programa lleva un control exhaustivo en cuanto a la introducción de la fecha de la factura, no permitiendo introducir una fecha anterior a la última fecha introducida (salvo en período de prolongación). El poder desbloquear éste control de fechas, será factible desde Configurar/Ejercicio.
Hora: Hora de inicio de la factura que además será la que se tomará como hora del movimiento, si es el caso. En el proceso de Altas, éste campo sólo se podrá modificar tras la introducción del número de factura del proveedor (su factura).
*Divisa: Divisa para ésta factura. En el proceso de altas, el programa ofrecerá por defecto la divisa establecida para éste proveedor (en la cual se va a entrar también el importe de la factura), aunque el usuario podrá modificarla si lo desea.
Los movimientos en almacén y los traspasos a contabilidad se grabarán siempre en la moneda base: el Euro.
Cambio: Cambio de la divisa especificada anteriormente y que ofrecerá el programa automáticamente en base a lo establecido en la tabla de divisas, aunque el usuario podrá modificarla si es el caso. Si se modifica el valor de la divisa en el documento, dicho valor NO se actualiza automáticamente en el fichero de divisas.
Su factura: Número de factura original del proveedor. El programa avisará si detecta la introducción de dos facturas con el mismo número y proveedor, mostrando al finalizar la introducción un mensaje de aviso, aunque no impedirá su generación.
Su Fecha: Fecha de emisión de la factura. Los vencimientos de factura se calculan a partir de esta fecha. En el proceso de altas, el programa ofrece automáticamente la fecha de trabajo.
*Forma Pago: Forma de pago de la factura. En el proceso de altas, el programa ofrecerá por defecto la forma de pago establecida para éste proveedor en su ficha, aunque el usuario podrá modificarla si lo desea.
Les recordamos que según lo indicado en la definición de la forma de pago, el programa al dar de alta la factura, generará de forma automática el o los efectos correspondientes dentro de la cartera de efectos.
*Tarifa: Tarifa del Proveedor, tomando la reflejada por defecto en su correspondiente ficha.
*Incremento costes: En las facturas directas se podrá introducir opcionalmente un incremento a aplicar sobre el coste de los artículos de la factura y que no afectará al total del documento. Se repartirá proporcionalmente sobre el importe total de la línea de cada artículo, una vez aplicados los descuentos y sólo se distribuirá sobre las partidas positivas del documento. Cuando se trate de una factura de albaranes, el programa mostrará el acumulado de los albaranes incluidos.
*Almacén: Código del almacén de defecto para la introducción de líneas de detalle.
*IVA%: En las altas, se podrá especificar un porcentaje común de IVA a aplicar en todas las líneas del documento, prevaleciendo sobre el porcentaje individual establecido para cada artículo. En las consultas y modificaciones si se visualiza cero, reflejará que no se trata de una IVA forzado en cabecera. Una vez existan líneas en el detalle del documento, éste dato no se podrá modificar.
* La petición de los campos marcados con un asterisco vendrá supeditada a lo estipulado dentro de la pestaña Factura Compra de Configurar Documentos de Utilidades del Menú Principal. En caso de modificación de cualquiera de ellos, sólo afectará de forma individual al documento actual.