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Una factura electrónica es un fichero que contiene todos los datos de una factura, al que se le añade una secuencia de caracteres denominado "firma electrónica". Al hacer esto, la factura electrónica adquiere plena validez fiscal y legal por lo que se elimina la necesidad de imprimir el documento para hacérselo llegar al destinatario.

 

Para firmar facturas debemos disponer de un Certificado Electrónico reconocido admitido para la firma de facturas. El certificado debe estar instalado en Internet Explorer (Requerido) y en el equipo que vaya a utilizar factura electrónica. El certificado electrónico va por equipo.

 

Los certificados se instalan en el repositorio de certificados del sistema por usuario de Windows. y se puede  acceder  a ellos a través del Explorer de Microsoft o desde la configuración de internet que esta en el panel de control.

 

Las condiciones que tienen que cumplir en Senior son las siguientes:

 

1ª Debe existir un certificado digital con el mismo Nif que la empresa, estos certificados hay que pedirlos a hacienda o la real casa de moneda y timbre.

2ª En la ficha del cliente debemos considerar:

- En la pestaña de [Datos comerciales], marcar  la casilla de “Admite Factura Electrónica”, muy importante tener este campo marcado ya que si no está marcado no se ejecutará el proceso de cifrado electrónico.

- Si pretenden enviar la factura electrónica por email, en la misma pestaña de “Datos Comerciales” deben rellenar adecuadamente la casilla de “Enviar” indicando si desean enviar el fichero en formato factura-e o dicho fichero más el fichero en formato PDF. En éste caso es imprescindible indicar en la ficha del cliente el email.

- Si se trata de un cliente que es una Administración Pública se deberán rellenar los datos identificativos según se indica en la Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio. Estos datos se encuentran en la pestaña [Datos Comerciales] en el apartado “Centros Administrativo FACe” donde podremos seleccionar los datos de la Administración Pública o darla de alta en el caso de no existir. Importante cumplimentar todos los datos.

- Si el pago es mediante transferencia, se debe especificar el banco en la pestaña “Datos Bancarios

 

Envío de factura por FacturaE

 

1.Se crea según el proceso habitual. Posteriormente debe ir a En Ventas/Facturas, posicionarse en la factura que deseamos enviar y clicar sobre el botón de “Imprimir Formulario” y seleccionar “Fichero facturaE”.

2.Debiendo considerar que debe tener marcado “original” ya que en modo “copia” no se va a permitir la firma, debe optar por:

-Enviar: Si desea enviar por email la factura electrónica

-Generar: Si desea generar el fichero de la factura electrónica para posteriormente importarlo a la web correspondiente.

 

En cualquiera de los casos, es imprescindible que en el campo “Fichero” le hayan especificado una carpeta donde el programa guarde los ficheros con las facturas.

 

Cuando se genera este tipo de facturas, automáticamente Senior guarda una copia del fichero generado en los documentos de usuario de esta factura por lo que si se desea repetir el proceso de firmar la factura se deberá eliminar dicho documento vinculado.

 

Es muy importante verificar cuando se está generando la factura que salga la ventana de la AEAT solicitando el certificado, siendo ésta la prueba  de que realmente se está firmando digitalmente, añadiendo el sello digital de la misma. En Configurar/Estación/Certificados se debe tener definido el certificado a usar en este equipo para este tipo de facturas.

 

En el apartado “Certificados disponibles”, deberán seleccionar la firma correspondiente (en el caso de disponer de más de una) y validar el proceso clicando en [Continuar]

 

Al terminar obtenemos una factura que nos garantiza:

-Autenticidad que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser.

-Integridad. Que el contenido de la factura no ha sido alterado.