<< Presione para mostrar la tabla de contenidos >> Navegación:  »No topics above this level« Añadir facturas recibidas desde Excel

 

Mediante esta opción se pueden importar las facturas recibidas generadas con otros programas siempre que se encuentren grabadas en ficheros Excel con el formato especificado en esta documentación. El proceso implica dar de alta las facturas como si se hubieran incorporado en el propio Senior dejándolas preparadas para los procesos habituales: libro de facturas, impuestos, contabilización, etc. 

El formato nativo de Calc (*.ods) NO es válido, aunque desde Calc se puede hacer un "guardar como" y generar un formato Excel.

 

Posicionados en la empresa en la que queramos realizar el volcado, accederemos a la opción del menú Fiscal/Expedidas o Recibidas.

 

y clicaremos en el botón “Añadir desde Excel, visualizándose la siguiente ventana de importación:

 
Plantilla de importación. La configuración de columnas, fórmulas y datos que se definen se pueden archivar en un fichero para su utilización en otras ocasiones que se quiera importar el mismo formato de hoja de cálculo. El botón que hay a la derecha de esta casilla permite seleccionar, crear, borrar o modificar fichero de plantilla de importación generado anteriormente. 

 

Antes de realizar la primera importación es necesario informar a Senior de cómo está organizada nuestra hoja Excel, siendo válida cualquier hoja de cálculo siempre y cuando cumpla las siguientes premisas:

•Cada uno de los registros contenidos ha de estar en una fila distinta.

•Cada uno de los campos debe estar en una columna independiente.

•Las columnas deben estar configuradas del siguiente modo:

✍Las fechas deben tener formato fecha (F)

✍Los importes deben tener “formato numérico” (N)

✍El resto de datos se configurarán con formato texto (AN)

•Las facturas importadas son las facturas de proveedor en cualquier de los regímenes fiscales soportados por Senior: Interior, Importaciones, Adquisiciones intracomunitarias, Inversión del sujeto pasivo, No sujetas, Exenta o Sujeta a criterio de caja

•Admite facturas de adquisición de bienes o servicios con varias bases de IVA/IGIC, R. Equivalencia y retención

•También aconsejamos que, en caso de proveedores nuevos, que todavía no estén cargados en la base de datos de Senior, se destine una columna de la hoja Excel para ciertos datos de la ficha para evitar que se carguen datos incompletos a efectos de las declaraciones: código postal (el resto de datos del domicilio no tienen tanta trascendencia), NIF, tipo NIF, régimen fiscal, país, forma de pago, cuentas contables….

•Recuerde que la información que se grabará es la siguiente:

✍Datos correspondientes a las facturas recibidas.

✍Datos correspondientes a los efectos a pagar de las facturas importadas que dependerá de la forma de pago de la factura.

✍Datos identificativos de los proveedores, solo si se ha indicado que debe crearse, en caso contrario se deberá especificar el código de proveedores varios al que quedarán vinculadas las facturas.

✍No es necesario asignar todos los campos, sino sólo aquellos que le interese importar, aunque algunos son obligatorios, por lo que deberá asignarlos para poder importar.  Los campos obligatorios que debe incluir el Excel son número, fecha y una base imponible.

 

Cómo se configura la plantilla de importación?

 

En esta ventana se encuentran dos partes diferencias. En la parte de la cabecera se encuentran estos campos:

 

Descripción. En esta casilla se puede escribir un título o breve descripción de la finalidad de la plantilla que puede ser útil si se utilizan múltiples ficheros de plantilla para importar diferentes tipos o estructuras de hojas de cálculo.

 

Empresas. Limita el uso de la plantilla en curso a la empresa o empresas indicadas 

 

Fichero Excel. Mediante el botón que se encuentra a la derecha de esta casilla se puede seleccionar el fichero de hoja de cálculo a importar. En el caso de hojas tipo Excel serán habitualmente ficheros con extensión “.xls” o “. xslx”. 

 

Hoja Excel. En esta casilla se muestran las diferentes “hojas” de cálculo que contiene el “libro” o fichero de hoja de cálculo seleccionado. Los datos se importarán de la hoja elegida en esta casilla.

 

 

El programa muestra varias líneas, una por cada campo o dato de los que se solicitan en los libros registro y que serán los datos que se pueden importar (fechas de la factura, datos de los proveedores, importes de bases imponibles, tipos de IVA/IGIC, retenciones, tipos de operación, etc.).

 

En la configuración de columnas a importar, las columnas se identificarán por la misma letra que se utiliza en la hoja de cálculo. Esas letras tienen que escribirse encerradas entre llaves. Por ejemplo, en una importación de facturas recibidas, si el NIF del proveedor está en la columna “A” de la hoja de cálculo, en la configuración de la importación se escribiría “{A}” en la fila “NIF”. Si ese dato está por ejemplo en la columna “B” de la hoja de cálculo, se escribiría “{B}”.

 

Si se quiere poner un campo con un mismo valor para todos los registros, se pondrá el valor fijo entre comillas: Por ejemplo, asignar a todos la misma forma de pago, pues se pondría “01”, evidentemente dicha forma de pago debe existir en Senior

 

 

Una vez completados todos los parámetros, vuelva a la pantalla de Importación e indique el archivo Excel en el espacio habilitado para ello. Finalmente, pulse el botón “Añadir” para iniciar el proceso:
 

Antes de realizar la importación de facturas desde la hoja de cálculo, es aconsejable realizar una COPIA DE SEGURIDAD de la base de datos de Senior para poder restaurarla en caso de que surjan problemas si, por una configuración incorrecta de la importación, se cargasen datos incorrectos de forma masiva. Otra opción puede ser probar primero la importación utilizando una hoja de cálculo con un número reducido de facturas a importar para verificar que la configuración de columnas es la adecuada para el formato de la hoja de cálculo de la que se van a leer los datos. 

 

Después de realizar una importación, es aconsejable que revise en los Libros registro de facturas que la importación ha sido correcta antes de utilizar estos datos en el cálculo de declaraciones o en la presentación de libros registro.