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Este proceso se realizará desde la ventana de Pedidos, Albaranes o Facturas de Compras (en función del documento a generar) y mediante el botón
de la barra del Menú de Edición del pie del documento.
Para que se pueda realizar se tienen que cumplir los siguientes requisitos:
▪El presupuesto y el documento receptor deben tener el mismo proveedor.
▪El presupuesto no puede estar bloqueado. Esto sucede cuando el documento se mantiene abierto desde otra ventana o desde otro puesto en red.
Los presupuestos se reciben uno a uno y podrá ejecutar el proceso sobre:
1.Documento nuevo, es decir, usted crea un nuevo documento por cada presupuesto o confirmación. En éste caso tras introducir el proveedor, se deberá pulsar el botón
. Si alguno de los datos comerciales del documento receptor difieren de los del presupuesto, el programa ofrecerá un mensaje de aviso y el usuario deberá decidir cual de dichos datos se mantendrán en el documento.
2.Documento existente si desea añadir el presupuesto a un pedido, albarán o factura con líneas. En éste caso, visualizando el detalle del documento, deberá pulsar el botón
. Si alguno de los datos comerciales del documento receptor difieren de los del presupuesto, el programa ofrecerá un mensaje de aviso en el cual informará de la desestimación de los datos del presupuesto.
En cualquiera de los casos, deberá tener en cuenta las siguientes consideraciones:
•Siempre prevalecerá el Almacén o IVA especificado en el documento receptor sobre el especificado en el presupuesto, independientemente de que se trate de la confirmación sobre un documento nuevo o existente.
•En el caso de que difiera la tarifa o la divisa, si se ejecuta el proceso sobre un documento nuevo prevalecerá lo especificado en el presupuesto, si se realiza sobre un documento existente cancelará la confirmación del presupuesto.
•Los portes son acumulativos.
Independientemente de la forma de traspaso del presupuesto (sobre un documento nuevo o sobre uno ya existente) al pulsar
aparecerá una ventana dividida en dos partes:
▪En la superior se ofrecerá una relación de los presupuestos pendientes del provedor.
▪En la parte inferior de la misma ventana se visualizará una lista con todas las líneas (confirmadas y pendientes) que tiene el presupuesto seleccionado en la parte superior.
Con el botón
o haciendo doble-clic con el mouse, se seleccionará el presupuesto deseado, apareciendo otra ventana que ofrecerá sólo las líneas pendientes del mismo, debiendo indicar a continuación las unidades confirmadas. En éste punto se podrá optar por una confirmación parcial o total del presupuesto.
•En la recepción parcial se deberá indicar línea por línea las unidades confirmadas, haciendo doble clic con el mouse sobre la línea deseada e indicando las unidades a confirmar. En éste caso si se selecciona una línea con cantidad 0, el programa solicitará la conformidad para dar dicha línea como cancelada.
▪Si se confirma, dicha línea se cancelará como línea pendiente dentro del presupuesto.
▪Si no se cancela, en una próxima confirmación se podrá volver a marcar su selección para incorporar dicha línea al nuevo documento receptor, por ejemplo para el caso de líneas de comentarios que se desean contemplar en todas las confirmaciones del mismo presupuesto.No obstante, cuando en el presupuesto no quedan líneas con cantidad pendientes de confirmar y sólo líneas con cantidad 0, el programa cancelará el presupuesto asignándole la marca de "confirmado".
•En la recepción total se deberá pulsar el botón "Seleccionar Todos" y el programa marcará todas las líneas y así podrá confirmarlo completamente.
Traspasar observaciones: Marcar esta casilla permitirá que el documento receptor herede las observaciones del presupuesto. Aparecerá inhabilitado si detecta la existencia de observaciones en el documento receptor o la ausencia de observaciones en el presupuesto.
Cancelar resto pendiente: Cuando se realice una confirmación parcial, marcar esta casilla cancelará las líneas pendientes y las marcará como "confirmadas", aunque en éste caso, sin generar ningún movimiento en almacén.
Una vez indicadas las unidades a confirmar pulse el botón
tras lo cual visualizaremos el detalle del documento. Las líneas del presupuesto seleccionado se habrán incorporado al documento receptor (pedido, albarán o factura). A partir de aquí, se podrá confirmar otro presupuesto, añadir más líneas, modificar, etc…
Solo si se ha generado un albarán, o factura y en el caso de que algún o algunos de los artículos confirmados tiene indicada en su ficha que se desean controlar Series o Lotes, deberá proceder a su introducción, no permitiéndose la grabación del documento si se detecta la ausencia de dichos datos.
Para finalizar, el botón
de la barra de herramientas graba el documento en el fichero, tras lo cual se visualizará el cuadro de dialogo de "Impresión de formulario", pudiendo de forma opcional lanzar la impresión del documento.
Importante: Si el documento receptor es un albarán o factura, deberá considerar que este proceso genera los movimientos en almacén, de las unidades indicadas recalculándose el stock disponible y consumos de los artículos.